Чому збіг загальної суми ще не завершує звірку

Банк підтверджує рух коштів за рахунком, а BAS або 1С показує документи, які потрапили до обліку. Ці два набори даних звіряють за однією організацією, одним банківським рахунком і тим самим періодом. Навіть якщо кінцеві залишки збіглися, окремий платіж міг потрапити не до того контрагента чи договору. Тому перевірка має два рівні: спочатку залишок і обороти за рахунком, потім призначення та аналітика кожної оплати.

Збережіть оригінальну виписку банку й зафіксуйте, який саме звіт та з якими відборами сформували в обліковій системі. Працювати з копією виписки зручно, але її підсумок має відповідати банківському документу, а не вручну виправленій таблиці.

Почніть із залишку й оборотів

Запишіть залишок на початок дня, усі надходження, усі списання і залишок на кінець дня з банківської виписки. Перевірте рівність: початковий залишок + надходження − списання = кінцевий залишок. Ті самі чотири показники отримайте з BAS/1С за таким самим рахунком і датами. Якщо різниця вже є на початку, розширюйте період назад до дня, коли залишки збігалися: сьогоднішній платіж може бути невинним.

Не порівнюйте підсумок за всіма рахунками з випискою одного рахунку. Так само не змішуйте дату створення платіжного доручення з датою фактичного руху коштів у банку. У різних конфігураціях назви форм і спосіб відображення оплати відрізняються; орієнтиром є рух, який потрапив до контрольного звіту.

Зіставте рядки один до одного

Для кожного банківського рядка знайдіть відповідний документ за сумою, датою, напрямом руху, платником або отримувачем, призначенням платежу й банківським ідентифікатором, якщо він доступний. Однакова сума сама по собі не доводить відповідність: два платежі по 800 грн можуть належати різним договорам. Позначайте рядки як «збіг», «є в банку, немає в обліку», «є в обліку, немає в банку» або «сума збігається, аналітика різна».

Перш ніж додавати документ, перевірте наявні чернетки, непроведені та вже проведені оплати. Перегляньте інший день, іншу організацію чи рахунок лише як можливі місця помилкового віднесення. У матеріалі «Банківська виписка» навчального центру «Стимул» описано маршрут для 1С:Бухгалтерії 8 для України: виписка допомагає пов’язати банківські дані з платіжними документами. Для вашої версії BAS перевіряйте фактичні рухи та статуси документів у власній базі.

Мініприклад: звідки взялася різниця 800 грн

На початку дня банк показує 24 000 грн. За день надійшло 7 600 грн і 2 400 грн, списано 5 200 грн і 800 грн. Кінцевий залишок банку: 24 000 + 7 600 + 2 400 − 5 200 − 800 = 28 000 грн. У BAS обидва надходження та списання 5 200 грн відображені, а контрольний звіт показує 28 800 грн. Різниця дорівнює 800 грн.

Пошук за сумою знаходить доручення на 800 грн, створене напередодні. Це ще не доказ проведеної оплати. Зіставте отримувача, рахунок, призначення та банківську дату; перевірте статус документа і його рухи. Якщо банк підтвердив списання, а документ не сформував потрібного руху, після перевірки відповідальний бухгалтер відображає оплату способом, передбаченим конфігурацією. Повторний контрольний звіт має показати 28 000 грн, а список документів — один платіж на 800 грн.

Що не виправляти навмання

Не імпортуйте виписку вдруге лише через різницю: так можна створити дубль. Не вводьте ручну операцію на 800 грн, поки не встановили, чи існує платіжний документ і чому він не потрапив до звіту. Не перепроводьте масово документи й не змінюйте дату закритого періоду без погодженого порядку виправлення. Збіг кінцевого залишку після випадкового коригування не підтверджує правильність розрахунків із контрагентом.

Завершіть звірку повторним знімком: початковий і кінцевий залишки, обороти надходжень і списань, список банківських рядків без пропусків та дублювань, контрагент і договір для кожної оплати. Якщо залишки збігаються, але аналітика різниться, розбіжність залишається відкритою до перевірки первинних документів.

Джерело: https://stimul.kiev.ua/uk/materialy/bankivska-vipiska